Wer eine Veranstaltung plant, konzentriert sich zunächst meist auf die Eventkonzeption. Das ist auch richtig so, denn davon leiten sich alle vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte ab. Doch diese Aufgaben haben es in sich – sie verlangen nach derselben hohen Aufmerksamkeit wie der Anlass oder die Messeteilnahme selbst.
Denn ein perfekt organisierter und mit Highlights gekrönter Event erreicht seine Ziele nicht, wenn die falschen oder zu wenig Gäste erscheinen. Und wenn die Nachbearbeitung respektive der Folgekontakt nicht klappt, verliert auch die schönste Erinnerung an einen gelungenen Anlass schnell ihren Glanz.
Die Event-Kommunikation verfolgt deshalb die Ziele, vor der Veranstaltung das Interesse der Zielpersonen zu wecken und die Anmeldungen professionell abzuwickeln, um während des Events möglichst wenige sogenannte No-Shows zu zählen. Und sie soll nach der Veranstaltung das Erlebnis und/oder die Marketingbotschaft im Gedächtnis der Gäste nachhaltig positiv zu verankern.
Nachbearbeitung bei Messen sind besonders wichtig:
Interessentenadressen und wichtige Kontaktinfos nicht in die Datenbank einfliessen, wenn nicht nachgefasst wird oder wenn der Versand der Unterlagen erst Wochen später oder gar nicht erfolgt, ist dies besonders ungünstig. Denn der Aussteller steht auch nach der Messe in direkter Konkurrenz mit seinen Mitbewerbern – ganz abgesehen davon, dass er bei zukünftigen Kontakten nur vom gewonnenen Wissen profitieren kann, wenn dieses sorgfältig und systematisch historisiert worden ist. Idealerweise beginnt deshalb das Backoffice oder der Dienstleister bereits während der Messe mit der Nachbereitung. Dabei erleichtern clever konzipierte Kontaktrapporte mit Auswahllisten zu Themen wie «Kundenkategorie», «Interesse/Bedarf» und «getroffene Abmachungen/nächste Schritte» die Arbeit entscheidend.
Event-Administration ganz oder teilweise auslagern:
Je nach Grösse des Events können die vor- und nachgelagerten Prozesse sehr arbeitsintensiv ausfallen.
Zum Beispiel, wenn Tickets verkauft, Punktekonten verwaltet oder Coupons eingelöst werden. Da drängt es sich oft schon aus Kapazitätsgründen auf, einen professionellen Dienstleister beizuziehen, welcher für erfolgreiche Kontakte und ein reibungsloses Handling aller oder eines Teils der kundenbezogenen Aufgaben besorgt ist. Dienstleistungen, die sich im Bereich der Event-Administration zum Outsourcen eignen, sind zum Beispiel Adressmanagement, Leadgenerierung, Fulfillment, Call-Center-Leistungen, Backoffice-Arbeiten, Umfragen und Historisierung der Daten. Im Vordergrund stehen dabei für die Unternehmen eine dienstleistungsorientierte und kompetente Betreuung ihrer Kunden. Diese auszulagern, bringt grosse Vorteile. Dazu gehören zum Beispiel das Bedienen der Ticket-Hotline durch einen professionellen externen Partner. Dies ermöglicht eine optimale Verteilung der Kernkompetenzen und ist somit eine wertvolle Entlastung für unser kleines Verkaufsteam. Auslagerung ist auch sinnvoll, wenn das Unternehmen grossen Wert auf Kundennähe legt. Der Mehrwert liegt hier darin, dass freie Kapazitäten für die Organisation und Durchführung der Anlässe gewonnen werden, während sich der externe Dienstleister ungestört auf die Kontakte und auf die Administration konzentrieren kann.
Fazit:
Wer sich nicht nur auf den Event oder die Messeteilnahme, sondern in demselben Masse auf die Event-Kommunikation und aufs Leadmanagement konzentriert, erzielt den maximal möglichen wirtschaftlichen Effekt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Administration inhouse oder extern erledigt wird. Entscheidend sind einzig die Qualität und das Kosten-Nutzen-Verhältnis für den Veranstalter.
Quelle: Marketing und Kommunikation
