Wer eine Veranstaltung plant, konzentriert sich zunächst meist auf die Eventkonzeption. Das ist auch richtig so, denn davon leiten sich alle vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte ab. Doch diese Aufgaben haben es in sich – sie verlangen nach derselben hohen Aufmerksamkeit wie der Anlass oder die Messeteilnahme selbst.
Denn ein perfekt organisierter und mit Highlights gekrönter Event erreicht seine Ziele nicht, wenn die falschen oder zu wenig Gäste erscheinen. Und wenn die Nachbearbeitung respektive der Folgekontakt nicht klappt, verliert auch die schönste Erinnerung an einen gelungenen Anlass schnell ihren Glanz.
Die Event-Kommunikation verfolgt deshalb die Ziele, vor der Veranstaltung das Interesse der Zielpersonen zu wecken und die Anmeldungen professionell abzuwickeln, um während des Events möglichst wenige sogenannte No-Shows zu zählen. Und sie soll nach der Veranstaltung das Erlebnis und/oder die Marketingbotschaft im Gedächtnis der Gäste nachhaltig positiv zu verankern.
Nachbearbeitung bei Messen sind besonders wichtig:
Interessentenadressen und wichtige Kontaktinfos nicht in die Datenbank einfliessen, wenn nicht nachgefasst wird oder wenn der Versand der Unterlagen erst Wochen später oder gar nicht erfolgt, ist dies besonders ungünstig. Denn der Aussteller steht auch nach der Messe in direkter Konkurrenz mit seinen Mitbewerbern – ganz abgesehen davon, dass er bei zukünftigen Kontakten nur vom gewonnenen Wissen profitieren kann, wenn dieses sorgfältig und systematisch historisiert worden ist. Idealerweise beginnt deshalb das Backoffice oder der Dienstleister bereits während der Messe mit der Nachbereitung. Dabei erleichtern clever konzipierte Kontaktrapporte mit Auswahllisten zu Themen wie «Kundenkategorie», «Interesse/Bedarf» und «getroffene Abmachungen/nächste Schritte» die Arbeit entscheidend. Weiterlesen
